YÖNETİCİ SEKRETERİ

Yönetici Sekreter Mesleği

Yönetici Sekreter Ne İş Yapar?

Yönetici sekreter, bir yöneticinin veya yönetim ekibinin çalışmalarına destek sağlamak için geniş bir yelpazede görevler üstlenen bir kişidir. Bu görevler arasında şunlar yer alabilir:

Randevu planlama ve yönetme: Yönetici sekreter, yöneticinin toplantı ve randevularını takvimlerine kaydederek, gerekli planlamaları yaparak ve gerekirse katılım sağlamalarını sağlar.
Yöneticinin seyahat düzenlemeleri: Yöneticinin seyahatlerini planlama ve düzenleme, uçuşlar, konaklama, araç kiralama ve diğer seyahat ayrıntılarını ayarlayarak zamanında ve sorunsuz bir şekilde yapılmasını sağlar.
Toplantı hazırlıkları: Toplantı öncesi gerekli dokümanların hazırlanması ve toplantı odasının hazırlanması gibi toplantı öncesi hazırlık işlerini gerçekleştirir.
Dökümantasyon ve raporlama: Yönetici sekreter, belgelerin düzenlenmesi, saklanması ve gerektiğinde erişilebilir olması için düzenleme, kopyalama ve arşivleme işlemlerini gerçekleştirir.
İletişim yönetimi: Yönetici sekreter, gelen ve giden telefon çağrılarını ve e-postaları yönetir ve gerekirse yönlendirir.
Yöneticinin ajandasını yönetme: Yönetici sekreter, yöneticinin yapması gereken işleri takip eder ve gerektiğinde hatırlatmalar yaparak, yöneticinin işlerini zamanında ve etkili bir şekilde tamamlamasına yardımcı olur.
Ofis yönetimi: Ofis malzemelerinin satın alınması ve stoklanması, ofis ekipmanlarının bakımı ve temizliği gibi ofis yönetimi işlerini de üstlenir.

Bu görevlerin yanı sıra, yönetici sekreter, yöneticinin iş yükünü azaltmak için diğer görevleri de üstlenebilir.

Yönetici Sekreter Olmak için Hangi Eğitimleri Almalı?

Yönetici sekreterlik pozisyonu, genellikle bir ofisin veya yöneticinin işleyişini yöneten ve işleri düzenleyen bir kişidir. Bu pozisyonda başarılı olmak için bazı eğitimlere ihtiyacınız olabilir. İşte yönetici sekreter olmak için alabileceğiniz eğitimlerden bazıları:

Ofis yönetimi ve yönetim kursları: Bu tür kurslar, bir ofisi yönetmenin temelleri hakkında genel bir fikir verir. Ofis yönetimi, verimlilik, zaman yönetimi, toplantı planlama, belge hazırlama, organizasyon ve iletişim becerileri gibi konuları kapsar.
Bilgisayar becerileri kursları: Günümüzde neredeyse her iş, bilgisayar kullanmayı gerektiriyor. Dolayısıyla, yönetici sekreterlerin iyi bir bilgisayar kullanıcısı olması gerekiyor. Microsoft Office programlarını (Word, Excel, PowerPoint), e-posta ve veri tabanı yönetim sistemlerini kullanma becerilerini geliştirmek için bilgisayar becerileri kursları alabilirsiniz.
İşletme yönetimi kursları: İşletme yönetimi, işletmelerin yönetim, organizasyon ve finans yönetimi hakkında genel bir anlayış kazanmanıza yardımcı olur. Bu tür bir eğitim, yönetici sekreterlerin işletme süreçlerini anlamalarına ve bir ofisin veya yöneticinin işleyişine katkıda bulunmalarına yardımcı olabilir.
İletişim becerileri kursları: Yönetici sekreterler, farklı kişilerle iletişim kurarak işlerin düzgün bir şekilde ilerlemesini sağlarlar. İyi bir iletişim becerisine sahip olmak, e-postaları, raporları ve diğer belgeleri doğru bir şekilde hazırlayabilmenize, toplantılarda etkili bir şekilde iletişim kurabilmenize ve işbirliği yapmanıza yardımcı olacaktır. Dil eğitimi: Yönetici sekreterler, bazen yabancı müşterilerle veya iş ortaklarıyla iletişim kurabilirler. İyi bir yabancı dil bilgisi, işinizi daha profesyonel hale getirebilir ve size avantaj sağlayabilir. Dolayısıyla, dil eğitimi almak faydalı olabilir.

Tüm bunların yanı sıra, yönetici sekreterlerin müşteri hizmetleri, yönetim, proje yönetimi, ofis teknolojisi ve hukuk gibi konulara aşina olmaları faydalı olacaktır. Ancak bu konularda eğitim almak, her işverenin aradığı bir şart değildir.

Yönetici Sekreter'in İş İmkanları?

Yönetici sekreterlerin iş imkanları, çeşitli sektörlerde mevcuttur. Özellikle büyük şirketlerin veya kurumların yönetim kademesinde yer alıyorlarsa, iş imkanları daha fazla olabilir. Ayrıca, özel sektörde veya kamu sektöründe, küçük veya büyük işletmelerde de yönetici sekreter olarak çalışma imkanı bulunabilir. İş imkanlarına örnek olarak aşağıdakiler sayılabilir:

Şirketlerin yönetim kademesinde çalışmak: Yönetici sekreterler, CEO, CFO veya diğer üst düzey yöneticilerin yanında çalışabilirler. Bu pozisyonlar, genellikle büyük şirketlerde mevcuttur.
Hukuk ofislerinde çalışmak: Hukuk ofisleri, avukatların, hukuk danışmanlarının ve müşterilerin iletişimini yönetmek için yönetici sekreterler kullanabilirler.
Tıbbi ofislerde çalışmak: Yönetici sekreterler, doktorların, hemşirelerin ve hastaların iletişimini yönetmek için tıbbi ofislerde çalışabilirler.
Kamu sektöründe çalışmak: Yönetici sekreterler, kamu kurumlarının yönetim kademesinde veya bakanlıklarda çalışabilirler.
Üniversitelerde çalışmak: Yönetici sekreterler, üniversitelerde bölüm başkanları, dekanlar veya rektörlerin yanında çalışabilirler.
Özel sektörde çalışmak: Yönetici sekreterler, çeşitli özel sektör işletmelerinde çalışabilirler. Bu işletmeler, küçük bir işletme veya büyük bir şirket olabilir.

Yönetici sekreterlerin iş imkanları, sektöre ve işverenin büyüklüğüne bağlı olarak farklılık gösterir. Ancak, iyi bir yönetici sekreter olmak, çeşitli sektörlerde iş imkanlarını artırabilir.